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Planifier une réunion ou un sondage avec DOODLE

Si vous avez déjà eu à réunir du monde pour une réunion professionnelle, une journée familiale, ou tout autre événement qui demande la participation de plusieurs personnes, vous avez sûrement été confronté à la difficulté de pouvoir rassembler un maximum de personnes à une date donnée.

Effectivement, chacune des personnes conviées a ses propres disponibilités et gérer cela est parfois un vrai casse-tête.

Doodle est un outil en ligne permettant la planification de rendez-vous sous forme de sondage. Le principe est simple: vous créez un calendrier avec des dates et des heures possibles et vous invitez les participants à y compléter le ou les moments qui leur conviennent le mieux. Le résultat se présente sous forme de grille facilement interprétable et vous pourrez voir ainsi d’un coup d’oeil le moment qui convient à un maximum de personnes.

Ce service est de base gratuit et sous cette forme satisfait déjà la majorité des besoins, mais une version payante est disponible aussi offrant alors encore plus de possibilités.

Ici, nous ne verront que la partie gratuite de l’outil.

Se connecter à Doodle

Commençons par nous rendre sur la page de l’outil Doodle que vous pouvez atteindre en cliquant ici

Vous pouvez dès lors directement commencer votre planification mais je vous conseille de vous créer un compte (ce qui est gratuit) et de vous connecter afin par la suite d’avoir plus facile à gérer vos planifications et sondages. De plus, en étant connecté, vous pourrez avoir accès à plus d’outils gratuits tels que renseigner les meilleurs moments où vous joindre, etc.

Planifier un événement

Que vous soyez connecté ou pas, voici la page de départ.

Doodle-Accueil

Etape 1: Informations générales de l’événement

Doodle-généralités

 

 

 

Dans ce premier écran vous pourrez renseigner:

  • le nom de votre événement;
  • le lieu où ce déroulera cet événement;
  • Une description, des renseignements supplémentaires, etc.;
  • Votre nom ou le nom de l’organisateur;
  • Une adresse mail pour pouvoir administrer votre événement par la suite.

Cliquez sur le bouton continuer pour passer à l’étape suivante.

 

 

 

 

Etape 2: Les horaires

Doodle-Horaires

Sur cet écran vous sélectionnerez les dates pour votre événement.

Vous pouvez cliquez sur une et tirer avec la souris si vous devez sélectionner plusieurs dates consécutives. Ne vous préoccupez pas des heures, vous pourrez les renseigner ultérieurement.

Par l’option Texte Libre vous pouvez entrer des moments tels que: tous les jeudis, par exemple

La Vue calendrier, permet de visualiser des journées avec les heures. Pratique si vous avez peu de dates et qu’une seule période en heure par jour. Pour ma part, je préfère passer à l’étape suivante pour mettre mes heures, mais bien sûr, ce n’est pas une obligation.

Cliquez sur le bouton continuer pour passer à l’étape suivante.

 

 

 

Etape 2bis: les heures

Doodle-HeuresCet écran vous permet de placer des heures de début de l’événement pour chaque jour. Comme vous le constatez, vous pouvez, pour chaque jour mettre plusieurs créneaux horaires. Par défaut il y en a 3. Mais en cliquant sur Ajouter plus de créneaux horaires (comme je l’ai fait) Doodle vous en rajoute 3.

Vous pouvez Activer la gestion des fuseaux horaires, si dans vos participants il y en aurait qui se trouveraient dans un autre fuseau que le vôtre.

Si vos créneaux horaires sont les mêmes pour chaque jour, alors ne remplissez que la première ligne et cliquez sur Copiez et collez la première ligne.

Cliquez sur le bouton continuer pour passer à l’étape suivante.

Etape 3: Paramètres

Doodle-Paramètres

Vous êtes presqu’au bout….

Vous pouvez cliquer sur Continuer si vous ne voulez pas rajouter d’options supplémentaires à votre sondage.

Sinon, cliquez sur Paramètres afin de dévoiler les options de l’écran ci-contre:

Sondage Oui/Non/Si nécessaire, permet de valider vos propositions par une de ces 3 options, plutôt que de simplement cocher les moments choisis.

Sondage caché: dans ce cas, la grille des autres invités n’apparaîtra pas

Un choix par participant: Les participants ne pourront choisir qu’une seule de vos propositions (pas très utile pour une planification d’événement, mais cela peut l’être pour un autre type de sondage)

Limiter le nombre de participants par options: une fois le nombre de participants minimum atteint, l’option devient indisponible (pratique lorsqu’un nombre limité de participants est indiqué)

Cliquez sur le bouton continuer pour passer à l’étape suivante.

 

 

Etape 4: Inviter les participants

Ecran4-inviter

 

 

Dans cet écran vous pourrez:

  • Soit introduire manuellement les adresses mail de vos participants;
  • Soit si vous êtes connecté avec un compte Google ou iCloud, importer les adresses de votre carnet de contacts.

En cliquant sur Ajouter un message personnel, vous pourrez rajouter un texte libre si besoin. Personnellement, je vous le conseille vivement afin de rassurer vos participants s’ils ne sont pas prévenus à l’avance sur la véracité des liens contenus dans le mail (Avec les temps qui courent, certains peuvent se méfiant pensant au phishing)

Vos participants recevront un mail avec le lien sur lequel cliquer pour arriver à votre sondage.

Vous pouvez à présent cliquer sur Terminer pour passer à l’écran de conclusion

 

 

Doodle-Inviter

 

 

 

Cet écran vous confire d’une part que votre sondage est bien enregistré et vous donne les différents liens pour afficher la page ainsi que pour administrer le sondage. Ces différents liens sont envoyés à l’adresse mail que vous avez renseignée tout au début, donc pas besoin de les recopier 😉

Le lien de participation, vous pouvez le distribuer, le partager sans soucis à toute personne susceptible de participer à votre événement.

Par contre, le lien d’administration, ne le donnez jamais ou alors à une personne de confiance qui doit pouvoir elle aussi gérer votre sondage. C’est par ce lien que  vous pourrez modifier, supprimer, clore votre sondage.

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